E-Mail-Adresse verschlüsseln – zur Sicherheit Ihrer Daten.

So klappt der Zugriff auf verschlüsselte E-Mails und Dokumente.

Der Austausch vertraulicher Informationen wie beispielsweise von Finanzdaten, Verträgen, vertraulichen Projektinformationen, Verkaufsberichten und -prognosen oder Kund:inneninformationen erfolgt häufig per E-Mail. Daher befindet sich eine große Menge an potenziell vertraulichen Informationen in Mailboxen. Ein Datenleck kann somit zu einer ernsthaften Bedrohung werden.

Im Rahmen der gegenwärtigen Bemühungen zur Sicherung vertraulicher Daten innerhalb der HypoVereinsbank wurde ein neues Verfahren für den Austausch streng vertraulicher Informationen sowie die Nutzung vertraulicher Informationen eingeführt.

Sobald Mitarbeiter:innen der UniCredit Ihnen eine E-Mail mit streng vertraulichen Informationen sendet, erfolgt der Versand dieser E-Mail nun verschlüsselt und unter Umständen könnten mögliche Aktionen (d.h. das Kopieren des E-Mail-Inhalts, Drucken usw.) eingeschränkt sein.

Dieser Leitfaden zeigt Ihnen, wie Sie E-Mails an Ihrem PC, Ihrem mobilen Gerät oder Ihrem Tablet lesen können. Vereinfacht ausgedrückt haben Sie abhängig von Ihrer E-Mail-Adresse entweder standardmäßig Zugriff oder es ist eine leicht abgewandelte Zugriffsmethode erforderlich.

Wenn Sie ein E-Mail-Konto bei Google (Gmail.com), Yahoo! (Yahoo.com) oder Microsoft (Hotmail.com, Live.com, Outlook.com) haben und ein:e HVB Mitarbeiter:in Ihnen eine geschützte E-Mail sendet, erhalten Sie in Ihrem Posteingang eine mit AIP geschützte E-Mail mit der Aufschrift ”Sie haben eine verschlüsselte Nachricht von Nachname Vorname (HVB - UniCredit) (vorname.nachname@unicredit.de) erhalten“.

Die E-Mail enthält einen Link “Nachricht lesen”, der Sie zum UniCredit Secure Mail-Webportal weiterleitet, wo Sie die verschlüsselte E-Mail lesen können.

Hierzu müssen Sie bis zu 4 Schritte ausführen, um auf die geschützte E-Mail zugreifen zu können, die Ihnen von HVB Mitarbeiter:innen gesendet wurde.

Schritt 1: Nachricht lesen

Durch Klicken auf "Nachricht lesen/Read the message" offnet sich ein weiteres Fenster in Ihrem Internet Browser. Sofern Sie aktuell bei Google/Yahoo angemeldet sind, können Sie die Nachricht ganz normal im Browser Fenster lesen und bearbeiten.

Sollten Sie nicht angemeldet sein, erscheint das Fenster aus Schritt 2.

Schritt 2: Bei Google, Microsoft, Yahoo anmelden

Durch Klicken auf "Sign in with Google", "Sign in with Microsoft" oder "Sign in with Yahoo" werden Sie zur Anmeldung in Ihrem jeweiligen Account aufgefordert.

Wenn Sie die Anmeldung mit Ihrem Google-/Microsoft-/Yahoo Account nicht nutzen wollen, können Sie hier alternativ auch das Lesen und die Bearbeitung mit „Einmalkennung“ auswählen.

Schritt 3: Persönlichen Account auswählen

Wählen Sie Ihren persönlichen Gmail-, Microsoft- bzw. Yahoo-Account aus.

schritt 4: Entschlüsselte E-Mail lesen

Es ist geschafft - Sie werden nun zum UniCredit Secure Mail-Webportal weitergeleitet, auf dem Sie die entschlüsselte E-Mail Ihres:Ihrer HVB Mitarbeiter:in lesen können.

Wenn Sie ein E-Mail-Konto bei einem anderen E-Mail-Dienstanbieter haben (nicht Google, Microsoft, Yahoo!), kann auf verschlüsselte Inhalte mit zwei unterschiedlichen Methoden zugegriffen werden.

Welche Methode für Sie zutrifft, sehen Sie, wenn Sie zum ersten Mal eine mit AIP-geschützte E-Mail von der HypoVereinsbank erhalten.

Inhalt wird angezeigt

Wenn Sie die E-Mail wie gewohnt in Outlook öffnen können und die Kopf- oder Fußzeile den Hinweis “Streng vertraulich - benutzerdefinierte Zugriffsrechte” enthält, brauchen Sie nicht mehr zu unternehmen.

Inhalt wird nicht angezeigt

Wenn der Inhalt der E-Mail nicht angezeigt wird, keine Kopf- oder Fußzeile enthalten ist und Sie lediglich eine Nachricht mit dem Wortlaut “Sie haben eine verschlüsselte Nachricht von Nutzer (user@unicredit.eu) erhalten” nebst dem Link “Nachricht lesen” sehen, dann folgen Sie den unten aufgeführten Schritten, um auf die von HypoVereinsbank-Mitarbeiter:innen gesendete, verschlüsselte E-Mail zugreifen zu können.

Schritt 1:
Durch Klicken auf "Nachricht lesen/Read the message" werden Sie zu einem weiteren Fenster geleitet.

Schritt 2:
Durch Klicken auf "MIt Einmal-Passwort anmelden/Sign in with a One-Time passcode" erhalten Sie eine neue E-Mail in Ihrem Posteingang, in dem Ihr individueller Sicherheitscode für die Entschlüsselung für die E-Mail Ihres HVB Mitarbeitenden enthalten ist.

Schritt 3:
Bitte geben Sie den Sicherheitscode im vorgesehenen Eingabefeld ein und klicken auf "Weiter/Continue".

Schritt 4:
Es ist geschafft - Sie werden nun zum UniCredit Secure Mail-Webportal weitergeleitet, auf dem Sie die entschlüsselte E-Mail Ihres HVB Mitarbeitenden lesen können.

Für das Öffnen AIP-geschützter Dokumente gibt es verschiedene Wege.

Wenn sich das Dokument öffnen lässt und Sie den Inhalt sehen können, dann bedeutet dies, dass Ihr E-Mail-Konto in der Microsoft Cloud gehostet wird und Sie daher für den Zugriff auf vertrauliche Inhalte keine weiteren Schritte unternehmen brauchen.

Wenn eine Anmeldung mit einem E-Mail-Konto für den Zugriff auf das Dokument erforderlich ist, melden Sie sich bitte an. Wird Ihr Konto nicht im Fenster angezeigt, folgen Sie den entsprechenden Schritten, um ein Konto hinzuzufügen.

Falls Ihr Konto nicht gefunden wurde und Sie daher nicht auf das Dokument zugreifen können, führen Sie die unten stehenden Schritte durch:

Wenn Sie ein E-Mail-Konto mit Outlook.com, Live.com, oder Hotmail.com haben, können Sie sich direkt mit Ihren Anmeldedaten anmelden.
Wenn Sie ein Konto mit Gmail.com oder Yahoo.com haben und Ihre Email-Adresse noch nicht als Microsoft-Konto registriert ist, können Sie dies tun, indem Sie auf den Link “Konto erstellen” klicken.
Wenn Sie ein E-Mail-Konto bei einem anderen E-Mail-Dienstanbieter haben (nicht Google, Microsoft, Yahoo!), kann auf verschlüsselte Inhalte über Microsoft Azure Information Protection wie folgt zugegriffen werden.

- Registrieren Sie sich hierzu bitte bei "RMS FÜR EINZELPERSONEN"

- Geben Sie dort in der Eingabemaske Ihre E-Mail-Adresse und eine gültige Telefonnummer zum Nachweis Ihrer Identität ein, um ein neues Konto zu erstellen.

- Sie erhalten dann einen Bestätigungscode. Geben Sie diesen in das entsprechende Feld ein, um die Identitätsprüfung fortzusetzen.

- Sie werden dann um einige Angaben gebeten, um die Registrierung fortzusetzen.

- Sobald Sie die Registrierung beendet haben, können Sie auf das verschlüsselte Dokument zugreifen. Beim Öffnen des Dokuments erscheint ein Popup-Fenster, in dem Sie die Anmeldedaten für das soeben im Portal “RMS für Einzelpersonen” erstellte Konto eingeben - dann haben Sie Zugriff auf das Dokument.

7-Zip ist nicht in Windows integriert, Sie müssen es also separat herunterladen.

Laden Sie sich das freie Programm 7-Zip herunter (Hier finden Sie u.a. den Download ).
Speichern Sie die 7-Zip Datei auf Ihrem Rechner.
Klicken Sie nach der Installation einfach mit der rechten Maustaste auf Ihre Datei.
Im Kontextmenü müssen Sie dann "7-Zip" und dann "Hier entpacken" beziehungsweise "Dateien entpacken..." auswählen.
Fertig: Jetzt können Sie Ihre Datei(en) ganz bequem öffnen.