Unternehmen haben erst mal einiges an Bürokratie zu erledigen, bevor sie international oder auch im Binnenmarkt einen internationalen Auftrag mit ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern ausführen können. Und auch diese sollten auf einen Einsatz im Ausland richtig vorbereitet sein.

Die Globalisierung stellt Unternehmen vor neue Chancen und Herausforderungen. Wer international tätig ist, sei es durch Produktion, Verkauf oder Dienstleistung, ist oft auf Mitarbeitende vor Ort angewiesen. Bestimmte Positionen lassen sich möglicherweise nur mit Kräften aus dem Unternehmen in Deutschland besetzen. Gründe dafür könnten sein, dass es beispielsweise im Zielland nicht genügend qualifizierte Arbeitnehmende gibt oder die Unternehmenspolitik konsistent umgesetzt werden soll. Dann wird das Unternehmen eigene Mitarbeitende entsenden.

Nicht nur das Unternehmen, auch die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter können davon profitieren. Doch es gibt Fallen. Damit der Traum vom Arbeiten im Ausland nicht zum Albtraum wird, sollten sich Unternehmen und Mitarbeitende gut vorbereiten.

Alternativ zur Entsendung kann es sich anbieten, direkt vor Ort Mitarbeitende zu akquirieren. Hier gilt dann das jeweilige nationale Recht. Mitarbeiterentsendung oder einheimische Fachkräfte: Wann was besser ist, dafür gibt es keine pauschalen Regeln. Qualifizierte Fachkräfte könnten jedoch auch in anderen Ländern schwer zu finden und zu binden sein. Die Außenhandelskammern können erster Kontakt für Informationen über das jeweilige Land und die Besonderheiten seines Arbeitsmarktes sein.

Klar ist, dass jeder Auslandsaufenthalt anders ist, jeder Mensch diesen anders wahrnimmt und Herausforderungen individuell begegnet. Doch die Zeit vor der Abreise ist für die Mitarbeitenden (und ihre Familien) eine Phase der gemischten Gefühle. Wichtig ist hier eine gute Vorbereitung: auf die neue Aufgabe, auf das Land, die Sprache, die Kultur. Viele Unternehmen bieten die Teilnahme an Sprachkursen oder Seminaren zur Kultur an und helfen bei der Suche nach einer Wohnung.

Gehen Mitarbeitende für eine bestimmte Zeit ins Ausland, erfahren sie einen Zyklus der Anpassung. Dieser beginnt vor der Abreise und endet nach ihrer Rückkehr. Für Unternehmen und Mitarbeitende ist es wichtig, potenzielle Risiken zu kennen, um bei Problemen rechtzeitig gegensteuern zu können.

Die Entsendung sollte mit den Mitarbeitenden vorab vertraglich vereinbart werden. Beispielsweise kann man einen Arbeitsvertrag für die Zeit im Ausland ruhen und später bei Rückkehr wieder aufleben lassen. Abhängig vom Land kann ein lokaler Arbeitsvertrag notwendig sein – die nötige Unterstützung erfahren Unternehmen hierbei durch eine kompetente Rechtsberatung.

Dazu sollten die jeweiligen Erwartungen und Herausforderungen klar kommuniziert und idealerweise ein gemeinsamer Plan aufgestellt werden, um diesen Herausforderungen zu begegnen. Dieser Plan sollte die rechtlichen und wirtschaftlichen Auswirkungen der unterschiedlichen vertraglichen Gestaltungsmöglichkeiten berücksichtigen, und das im Idealfall sowohl aus Sicht des Unternehmens als auch aus der der Mitarbeitenden.

Beim Einsatz vor Ort ist zunächst alles neu und aufregend – bis das Bewusstsein einsetzt, dass man sich nicht im Urlaub befindet, sondern in einem fremden Land lebt und arbeitet und mit dessen anderen Gepflogenheiten und Verhältnissen zurechtkommen muss. Das kommt einem Kulturschock gleich. Haben die Mitarbeitenden diese Phase erfolgreich überwunden, kann das Leben wieder in der inzwischen gewohnten Weise weitergehen.

Vor der Rückkehr stehen die Mitarbeitenden nicht selten vor ähnlichen Herausforderungen wie vor der Abreise ins Ausland: Aufgaben müssen unter dem Zeitdruck des Abreisetermins abgeschlossen werden, das Umfeld zu Hause (Team, Strukturen) hat sich geändert, es kommen neue Aufgaben auf sie zu. Das Unternehmen sollte mit den Mitarbeitenden daher frühzeitig perspektivisch klären, wie es nach dem Aufenthalt im Ausland weitergeht.

Für das Unternehmen geht es bei der Entsendung darum, keine kostspieligen Fehler zu machen. Belgien, Frankreich, Österreich: Selbst die direkten Nachbarländer haben strenge Vorgaben, wenn deutsche Unternehmen Dienstleistungen dorthin exportieren. Auch innerhalb Westeuropas müssen beim Export aus Deutschland mitunter vom deutschen Recht abweichende Regeln beachtet werden.

Umso mehr gilt das für Länder außerhalb der EU. Auch wenn manche Regelungen hier ähnlich sind: Unternehmen sollten sich auch hier vorab ausführlich informieren, etwa bei den Außenhandelskammern. So können Verstöße gegen Meldepflichten, Fristen und Nachweise über die beruflichen Qualifikationen teuer werden.

Das gilt auch in Europa. Wer ohne Vorbereitung seine Mitarbeitenden für einen großen Auftrag in ein anderes europäisches Land schickt, riskiert empfindliche Strafen von mehreren tausend Euro.

Die öffentlich-rechtlichen Vorschriften wie etwa Arbeitsschutzbestimmungen bei Auslandseinsätzen sind zu beachten.

Wie überall in der EU nimmt man es beispielsweise auch in UK mit dem Arbeitsschutz genau. Deshalb sollten Unternehmen im Zweifel mit den Arbeitsschutzbehörden im Land (Health and Safety Executive) Kontakt aufnehmen.

Es bestehen auch Meldepflichten, die Unternehmen vor Aufnahme ihrer Tätigkeit im Ausland zu leisten haben. In Belgien beispielsweise läuft das über die Internetplattform Limosa. Das Kürzel steht für „Landoverschrijdend Informatiesysteem ten behoeve van Migratieonderzoek bij de Sociale Administratie“.

Besonders wichtig ist es, Fristen einzuhalten. So müssen zum Beispiel in der Schweiz die entsandten Arbeitnehmer:innen, die Art der Tätigkeit sowie der Ort des Auftrags grundsätzlich mindestens acht Tage vor Beginn der Arbeiten bei der zuständigen kantonalen Behörde gemeldet werden.

Positiv: Wer in Deutschland eine Ausbildung absolviert hat, braucht in der Regel keine weiteren Qualifikationen mehr für sein internationales Engagement. Erforderlich ist aber beim Auslandsaufenthalt ein Nachweis über die ordnungsgemäße Niederlassung in Deutschland. Diese sogenannte EU-Bescheinigung stellt jede IHK oder Handwerkskammer aus. Man sollte sie im Ausland immer dabei haben.

Selbst innerhalb der EU hat also jedes Land seine eigenen Regeln. Tipp: Um schnell einen Überblick über die Rahmendaten und Bestimmungen zu erhalten, können sich Unternehmen an den sogenannten Einheitlichen Ansprechpartner:innen wenden. Zumeist gibt es nicht nur eine, sondern mehrere dieser Servicestellen im jeweiligen Land.

Die Einheitlichen Ansprechpartner:innen geben nicht nur Hinweise, sondern sie leiten auch Anträge an den richtigen Adressaten weiter. Ebenso können Kammern für Handwerk, Industrie und Handel sowie die Außenhandelskammern das Unternehmen unterstützen.

Immerhin brauchen deutsche Mitarbeitende im anderen EU-Land keine Aufenthalts- oder Arbeitsgenehmigung. Es gilt für Arbeitnehmer:innen, die ins Ausland entsandt worden sind, auch weiterhin grundsätzlich deutsches Arbeitsrecht. Dennoch sollten Unternehmen im Vorfeld immer mit einer Expertin oder einem Experten sprechen, die auf derartige Rechtsfragen spezialisiert sind.

Wichtig: Innerhalb der EU müssen neben den gesetzlichen Mindestlöhnen auch jene aufgrund eines allgemeinverbindlich erklärten Tarifvertrags eingehalten werden.

• Informieren Sie sich über rechtliche Vorschriften und Arbeitsbedingungen im Zielland.
• Beachten Sie relevante Meldepflichten und Fristen.
• Auch EU-Staaten haben mitunter unterschiedliche Regelungen.
• Vergessen Sie nicht die Pflichten, die Sie als Arbeitgebende Ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern gegenüber haben.
• Erstellen Sie mithilfe von Expert:innen die für Sie passenden Entsenderichtlinien.
• Klären Sie den Versicherungsschutz der Mitarbeitenden (Kranken-, aber auch Sozialversicherung).
• Bereiten Sie Ihre Mitarbeitenden auf das vor, was sie dort erwartet, zum Beispiel durch ein interkulturelles Training.
• Denken Sie auch an die Zeit, wenn Ihre Mitarbeitenden wieder nach Deutschland zurückkehren.

Das Europäische Parlament hat im Sommer 2018 eine reformierte Entsenderichtlinie beschlossen. So unterliegen aus dem EU-Ausland entsandte Arbeitnehmende nunmehr den gleichen Vorschriften über Entlohnung und Arbeitsbedingungen wie einheimische Arbeitnehmende.

Nach der bisherigen Fassung der Richtlinie bestand lediglich ein Anspruch auf die im Gastland geltenden Mindeststandards, wie den Mindestlohn. Auch Entsendungen sind nun auf 12 Monate begrenzt und können auf Antrag auf 18 Monate verlängert werden. Die überarbeitete europäische Entsenderichtlinie wurde fristgerecht umgesetzt: Seit 30. Juli 2020 gilt das reformierte Entsendegesetz für Arbeitnehmende in Deutschland. Die EU-Vorgaben sind nun also in der deutschen Gesetzgebung verankert und anwendbar.